WIR ÜBER UNS
Novodoc Imaging GmbH ist Ihr Partner für Dokumenten-Management-Dienstleistungen und -systeme (DMS). Wir blicken auf mehr als 40 Jahre Erfahrung zurück und nicht nur unser Erfolg, sondern auch unsere vielen zufriedenen Kunden geben uns Recht:
Ihre Dokumente sind bei uns in sicheren Händen!
Eine gleichbleibend hohe Qualität ist für uns selbstverständlich und die Zertifizierungen ISO 9001:2015 und ISO 27001:2013 sind für uns Standard. Datenschutz hat für uns oberste Priorität, deshalb haben wir einen eigens dafür zertifizierten Datenschutzbeauftragten. Von der Posteingangsbearbeitung bis hin zum professionellen Archivieren im DMS bieten wir Ihnen Full-Service aus einer Hand!
Was macht uns so besonders? Neben zertifizierten Produkten und Dienstleistungen sind wir stolz auf unsere qualifizierten und engagierten Mitarbeiter, die meist schon viele Jahre für unser Unternehmen arbeiten. Es ist für uns selbstverständlich, dass alle Mitarbeiter regelmäßig geschult werden, sowie einwandfreie polizeiliche Führungszeugnisse und Schufa-Auskünfte vorweisen.
Wir beraten Sie gerne, umfassend und individuell! Kontaktieren Sie uns für einen unverbindlichen Beratungstermin. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und nehmen uns gerne Zeit für Sie!
Mit den besten Grüßen aus Erkelenz
Margitta Kohten
Geschäftsführung
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ZAHLEN ∙ DATEN ∙ FAKTEN
1979
Gründung
Niederlassungen in Erkelenz und
Dielsdorf (CH)
ISO zertifiziert
ISO 27001
ISO 9001
36 fest-
angestellte Mitarbeiter
Partner
für Docuware® und JobRouter®
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Unser GRUNDSATZ
Vereinfachen Sie Ihre Unternehmensprozesse
Vertrauen Sie Ihrem Spezialisten für sämtliche Dienstleistungen rund um Ihre Dokumente. Wir haben es uns zum Ziel gemacht, Ihnen auf dem Weg zum papierlosen Büro zur Seite zu stehen und mit Ihnen zusammen ein Maximum an Verfügbarkeit und Datensicherheit zu erreichen - kinderleicht.
Mehr als Sie erwarten! Gerne übernehmen wir den Full-Service rund um Ihre Dokumente für Sie! Von der Digitalisierung und Veredelung, über die Archivierung oder zertifizierte Vernichtung, bis hin zur Integration in das Dokumenten-Management-System DocuWare® und die Verknüpfung mit unserem Workflowlösungen von JobRouter®, sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. So können Sie sich wieder auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und diese Verantwortung an einen kompetenten Partner abgeben.
Unser Grundsatz: optimaler Einsatz der Ressourcen Mensch und Natur. Nicht nur der Umwelt zuliebe helfen wir Ihnen Raum für große Papierarchive und Papier für doppelte Ablagesysteme und internen Dokumentenumlauf zu sparen. Wir helfen Ihnen auch die Ressource Zeit und Energie Ihrer Mitarbeiter optimal zu nutzen. Lange Such- und Abstimmungsprozesse demotivieren Ihre Mitarbeiter und halten Sie von der optimalen Nutzung Ihrer Stärken ab. Überlassen Sie uns die Verwaltung Ihrer Dokumente und sparen Sie so Zeit, Geld und Nerven!
Unsere LEISTUNG
DOKUMENTEN-MANAGEMENT
DIGITALISIERUNG
Mehr als Sie erwarten! Wir digitalisieren jede Art von Printmedien: Ob Zeichnungen, Dokumentationen, Kundenakten, Bücher oder historische Dokumente - für uns kein Problem! Qualifizierte Mitarbeiter und Hochleistungsscanner garantieren maximale Qualität.
• Scannen
Unsere Scanabteilung ist hervorragend ausgestattet mit Scannern namhafter Hersteller. Wir verwenden für die große Zahl unterschiedlicher Medien Einzugsscanner, Flachbettscanner und Aufsichtscanner (Buchscanner). Mit diesen Geräten decken wir den Bereich von DIN A4 (und kleiner) bis DIN A0 und Übergrößen ab. Unterstützt durch Bildbearbeitungs- und
Bildaufbereitungssoftware (wie z.B. VRS) werden aus den Originalen qualitativ hochwertige Digitalisate erstellt. Wir übernehmen für Sie die komplette Aktenvorbereitung wie Ausheften, Entklammern und Glätten der Belege! Die Verarbeitungsprozesse (z.B. Entfernung von leeren Rückseiten, digitale Hintergrundsäuberung, digitales Ausrichten und Beschneiden, Volltexterkennung (OCR), etc.) können individuell angepasst werden.
• Datenindexierung und -konvertierung
Individuell nach Ihren Wünschen indexieren wir Ihre Dokumente manuell oder mittels Volltexterkennung (OCR) und konvertieren diese in alle gängigen Formate.
• Inhousescannen
Sensible Daten können auch ohne Transportrisiko bei Ihnen im Haus gescannt werden, bei Bedarf auch in von uns gestellten mobilen Bürocontainern.
• Scan on Demand
Es lohnt sich nicht alle Ihre Altdokumente zu digitalisieren, weil Sie nicht abschätzen können, welche Sie noch benötigen? Gerne lagern wir Ihre Dokumente ein und digitalisieren nach Bedarf. Wir garantieren auch während der Digitalisierung einen störungsfreien Arbeitsablauf: Sie benötigen ein Dokument doch kurzfristig zurück? Fordern Sie das gewünschte Dokument an und wir stellen es Ihnen wunschgemäß in kürzester Zeit digital oder physisch zur Verfügung.
ARCHIVIERUNG
Individuell und revisionssicher nach Ihren Anforderungen:
• digital im Dokumenten-Management-System (DMS) Docuware®;
• physisch in Hochsicherheitsarchiven je nach Ihrer Anforderung in Zeichnungsrollen, Archivkartons, auf Paletten, in Tresoren etc.
ZERTIFIZIERTE VERNICHTUNG
Wollen Sie nach der Digitalisierung die Papierunterlagen vernichten, erledigen wir das gerne für Sie. Unser langjähriger Vernichtungspartner gewährleistet durch mobiles Equipment eine Vernichtung direkt vor Ort unter Beisein unseres Datenschutzbeauftragten. Eine Vernichtung erfolgt selbstverständlich nur nach vorheriger schriftlicher Freigabe unseres Kunden gemäß EU-DSGVO DIN 66399 Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe 4.
DMS UND WORKFLOWLÖSUNGEN
Dokumenten-Management nach Datenschutzrichtlinien mit Docuware® und Jobrouter®
Als Docuware® Partner bieten wir umfassenden Support beim Aufbau und der Pflege eines webbasierten DMS-Systems. Ihr individualisiertes Archivierungskonzept z.B. für eingehende und ausgehende Korrespondenz sowie für Massendaten aus der FIBU ermöglicht Ihnen eine schnelle und unabhängige Datenabfrage. Es garantiert einen reibungslosen, beschleunigten Informationsfluss überall und jederzeit. Sie legen die Prozesse individuell nach Ihrem Unternehmensalltag fest und Docuware® wird nach einer ausführlichen Beratung und Bedarfsanalyse in Ihre bestehende Software-Umgebung integriert.
Ihre Möglichkeiten auf einen Blick:
• Verwaltung und Sicherung von Dokumenten
• revisionssichere Langzeitarchivierung
• geordnete und zentrale Ablage für alle Abteilungen
• Nachvollziehbarkeit bei Änderungen
• Kürzere Dienstwege und standardisierte Prozesse
• zentraler Zugriff via Computer, Web, Smartphone und Tablet
• Einrichtung von Briefkörben und Stempeln
• Schnelle, einfache Bearbeitung und Genehmigung durch zentrale Verwaltung der Zugriffsberechtigungen
• gewünschte Dokumente auf Knopfdruck durch Volltextsuche
• drucken, faxen und E-Mails versenden, direkt aus Ihrem DMS
• Der Umwelt zuliebe
• Einsparung von Raum
• Einsparung von Ressourcen
REPROGRAFIE
KOPIEREN, DRUCKEN, PLOTTEN
Was Sie auch benötigen, fragen Sie uns:
• S/W- und Farb-Drucke,
• Plotten bis 1067mm Breite und in Überlänge,
• Dokumentationserstellung - auf Wunsch auch inklusive Lieferung zur Baustelle.
VEREDELUNG
... von digitalen Zeichnungen und Dokumenten (Vektorisierung, Georeferenzierung, Volltexterkennung etc.)
FULL SERVICE
Neben unserem Kerngeschäft bieten wie Ihnen auch viele Dienstleistungen an, die Ihnen Ihren Unternehmensalltag erleichtern. Sehen Sie hier einen Auszug unseres Angebotes und fragen Sie weitere Dienstleistungen gerne an!
POSTEINGANGSBEARBEITUNG
Wir machen Ihren Posteingang unabhängig von Ihrem Standort: Zentraler Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf Eingangspost jeder Art (Brief, E-Mail, Fax etc.) - Filialen und Standort übergreifend.
LOGISTIK
Wir liefern Drucke und Kopien direkt zur Baustelle und holen sensible Dokumente ab - mit eigenem Fuhrpark und festangestellten Mitarbeitern. Training in Bezug auf Datenschutz sowie ein einwandfreies Führungszeugnis ist für uns selbstverständlich.
CONSULTING & SCHULUNGEN
... für eine Optimierung Ihres Unternehmensalltags durch DMS-Software-Lösungen.
Wir bieten Ihnen individuelle Anwender- und Administratoren-Schulungen für Ihr DocuWare-System. Fragen Sie uns gerne an!
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Ihr NUTZEN
Als unabhängiger Dienstleister für Dokumenten-Management-Systeme und Workflowlösungen sind wir mit unserem langjährigen Mitarbeiterstamm flexibel und zuverlässig. Unsere professionelle Projektplanung gibt Ihnen jederzeit volle Transparenz des Projektstandes.
Vertrauen Sie auf uns und profitieren Sie von einem schnellen und unabhängigen Zugriff auf Ihre Daten und einen reibungslosen und beschleunigten Informationsfluss - unabhängig von Ort und Zeit. Durch Ihr individuelles Lösungskonzept optimieren wir Ihre Geschäftsprozesse.
Seien Sie mit uns auf dem Weg in das Büro der Zukunft Ihren Wettbewerbern immer eine Nasenlänge voraus!
Flexibel. Professionell. Zuverlässig.
Unsere PARTNER
Die ISO-Zertifizierung unterstreicht die Qualität unserer Leistungen. Zwei weitere Gründe sprechen für Novodoc Imaging: Wir sind autorisierter Partner für die Dokumentensoftware Docuware® und die Workflowsoftware JobRouter®. Gerne entwickeln wir ein individuelles Lösungskonzept für Sie!
Die Lösungen von DocuWare® legen Schriftstücke, Belege, Dateien und E-Mails geordnet in einem für alle Mitarbeiter gemeinsamen Dokumenten-Pool ab. So wird das wertvolle Wissen jederzeit an jedem Ort schnell und einfach verfügbar gemacht. Dabei ist DocuWare® sehr einfach bedienbar. Ihr eigenes bestehendes Ordnersystem wird inklusive der Ordnerrücken 1:1 abgebildet.
Der Nutzen für Ihr Unternehmen:
• Nur ein Dokumenten-Pool für alle Dokumente
• Informationen an jedem Ort verfügbar
• Einfache Suche, schnelles Auffinden
• Optimale Sicherheit
• Integriert jeden Workflow
So funktioniert das Dokumenten-Management-System von DocuWare®: Das Grundprinzip von DocuWare® orientiert sich an der gewohnten Büroumgebung: Dokumente gelangen zunächst in elektronische Briefkörbe, in denen sie sortiert werden. Von dort werden sie in Archiven abgelegt. Die Archive sind der Dokumenten-Pool, in dem sämtliche Informationen für den laufenden Zugriff und für die Steuerung des Workflows über das Netzwerk zur Verfügung stehen.
DocuWare® verfügt über leistungsfähige Erfassungsfunktionen, die mit vielfältigen Möglichkeiten zur Automation genutzt werden können. So ist die geordnete Ablage jeglicher Dokumenttypen sichergestellt.
Oft müssen Dokumente in unterschiedlichen, genau festgelegten Schritten bearbeitet werden. Diese sollen häufig nur von vorher festgelegten Mitarbeitern gesehen und bearbeitet werden dürfen.
Hierfür ist die Softwarelösung JobRouter® für das von uns eingesetzte Dokumenten-Management-System DocuWare® bestens geeignet.
JobRouter® ist ein Workflowsystem, das sich durch einfache Handhabung und starke Funktionen auszeichnet. Es lässt sich sehr gut in DocuWare® integrieren und sorgt für Einfachheit, Sicherheit und Transparenz bei allen Abläufen. JobRouter® ist die Basis für viele Geschäftsprozesse im Unternehmen und bereits für Einzelanwendungen sehr wirtschaftlich einsetzbar. Besonders bewährt hat sich diese Workflow-Software bei:
• Beschwerdemanagement
• Rechnungsprüfung
• Zeichnungsfreigaben
• QM-Prüfungsprozessen
• Abwesenheitsprozessen
Der Nutzer erhält zu den Dokumenten, die für ihn zur Bearbeitung vorliegen, eine übersichtliche Aufgabenliste. Für jedes Dokument werden der aktuelle Status und die zu erledigende Aufgabe gezeigt. Ist die Aufgabe erledigt, steuert JobRouter® den weiteren Weg des Dokuments und legt es automatisch den Sachbearbeitern vor, die für den nächsten Arbeitsschritt zuständig sind. Selbstverständlich ist eine individuelle Steuerung der Dokumente auch innerhalb des Workflows möglich.
Gebündelte Kompetenz
DATENSCHUTZ
HAT FÜR UNS OBERSTE PRIORITÄT!
• Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen wird durch einen hauseigenen Datenschutzbeauftragten überwacht
• Alle Mitarbeiter sind auf die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien geschult
• Zertifizierte Dokumentenvernichtung durch Aktenvernichtungsfahrzeuge unter Aufsicht des Datenschutzbeauftragten direkt vor Ort
Unser TEAM
Wir sind stolz auf unsere qualifizierten und engagierten Mitarbeiter, die meist schon viele Jahre für unser Unternehmen arbeiten.
Selbstverständlich für uns sind:
• regelmäßige Schulungen
• eine einwandfreie Schufa-Auskunft
• ein eintragsfreies polizeiliches Führungszeugnis
• die Verpflichtung zum Datenschutz gemäß Datenschutzgesetz (BDSG)
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KONTAKT
Wir beraten Sie gerne umfassend und individuell. Kontaktieren Sie uns für einen unverbindlichen Beratungstermin.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und nehmen uns gerne Zeit für Sie!
NOVODOC IMAGING GMBH
Gewerbestraße Süd 12
41812 Erkelenz
Deutschland
Tel.: +49 (0) 2431 97744 0
Fax: +49 (0) 2431 97744 15
Wir haben Betriebsferien am 09.06.2023
Ab dem 12.06.2023 sind wir wieder für Sie da.
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ÖFFNUNGSZEITEN
montags bis donnerstags:
7:00 - 16:00 Uhr
freitags:
7:00 - 12:00 Uhr
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Mehr als Sie erwarten
- umfassende Lösungen aus einer Hand!
