In vielen Unternehmen gibt es noch Papierarchive. Dies nimmt nicht nur unnötig Platz weg, sondern beeinträchtigt auch die Zugänglichkeit und Sicherheit wichtiger Daten. Bei Novodoc digitalisieren wir alle Arten von gedruckten Medien: ob Zeichnungen, Dokumentationen, Kundenakten, Bücher oder historische Dokumente. Unsere qualifizierten Mitarbeiter und hochmoderne Scanner garantieren höchste Qualität und Zuverlässigkeit. Finden Sie heraus, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können, effizienter zu arbeiten und Ihre Daten sicherer und zugänglicher zu machen.
Digitalisierung
Ihre Vorteile
- Sie schaffen neuen Platz in Ihrem Unternehmen.
- Sie haben jederzeit von überall Zugriff auf Ihre Dokumente.
- Sie können Zugriffsrechte und Bearbeitungsrechte pro Datei festlegen.
- Sie erhöhen die Transparenz und Kontrolle über Ihre Datenbestände.
- Sie finden die gewünschten Informationen schneller.
- Sie können Ihre Daten anreichern, um diese mit weiteren IT-Systemen zu analysieren oder für Reports aufzubereiten.
- Sie können eine DSGVO-konforme Richtlinie zum Löschen und Bearbeiten anwenden.
Wir digitalisieren Ihre Dokumente
Für jedes Projekt schauen wir, welche Art der Digitalisierung am besten geeignet ist. Novodoc verfügt über Hochleistungsscanner, um eine Vielzahl von Dokumenten zu digitalisieren. Wir digitalisieren unter anderem die folgenden Dokumententypen:
- Bücher
- Großformatige Zeichnungen
- Patientenakten
- Personalakten
- Bauakten
- historische Dokumente
Scannen von Dokumenten
Wir sind hervorragend ausgestattet mit Scannern namhafter Hersteller. Für die große Zahl unterschiedlicher Medien verwenden wir Einzugs-, Flachbett- und Aufsichtscanner (Buchscanner). Mit diesen Geräten decken wir den Bereich von DIN A4 (und kleiner) bis DIN A0 und Übergrößen ab. Unterstützt durch Bildbearbeitungs- und Bildaufbereitungssoftware (wie z.B. VRS) werden aus den Originalen qualitativ hochwertige Digitalisate erstellt.
In-house Scannen
Sensible Daten können auch ohne Transportrisiko bei Ihnen im Haus gescannt werden, bei Bedarf auch in von uns gestellten mobilen Bürocontainern.
Maßnahmen
Wir nehmen Ihnen die komplette Aufbereitung Ihrer Akten ab. Während des Scanvorgangs ergreifen wir folgende Maßnahmen, um eine 1:1-Digitalisierung zu gewährleisten:
- Wir bereiten die Akten für Sie zum Scannen vor und übernehmen beispielsweise das Ausheften, Entklammern und Glätten Ihrer Belege.
- Visuelle Kontrolle während des Scanvorgangs.
- Qualitative und quantitative Bild-, Vollständigkeits- und Duplikatkontrolle beim Scannen und Ausrichten der Digitalisate.
- Während des Verarbeitungsprozesses Entfernung leerer Rückseiten, digitale Hintergrundsäuberung, digitales Ausrichten und Beschneiden, Volltexterkennung (OCR)
- Eine weitere Sichtkontrolle bei der Indexierung der Digitalisate.
- Zusätzliche Stichprobenkontrolle durch den zuständigen Projektleiter.
- Stichprobenkontrolle durch den Kunden bei der Versendung der Digitalisate.
Datenindexierung und -konvertierung
Individuell nach Ihren Wünschen indexieren wir Ihre Dokumente manuell oder mittels Volltexterkennung (OCR) und konvertieren diese in alle gängigen Formate. Auf Wunsch nehmen wir Neu-Kategorisierungen von Akten und Dokumentenarten vor, Dokumenten Vorbereitung ist bei uns Handarbeit, die von qualifizierten Mitarbeitern durchgeführt wird.
Scan on Demand
Es lohnt sich nicht alle Ihre Altdokumente zu digitalisieren, weil Sie nicht abschätzen können, welche Sie noch benötigen? Gerne lagern wir Ihre Dokumente ein und digitalisieren nach Bedarf. Wir garantieren auch während der Digitalisierung einen störungsfreien Arbeitsablauf: Sie benötigen ein Dokument doch kurzfristig zurück? Fordern Sie das gewünschte Dokument an und wir stellen es Ihnen wunschgemäß in kürzester Zeit digital oder physisch zur Verfügung.
- Flexibler Zugriff auf Ihre Dokumente.
- Digitale Verfügbarkeit auf Anfrage.
- Effiziente Verfügbarkeit kurzfristig innerhalb der vereinbarten Fristen
