Sehr gerne lagern wir Ihre Dokumente für Sie ein. Unser Lager befindet sich direkt im Hauptfirmensitz in Erkelenz. Außerdem haben wir weiter Lagerflächen in Brüggen, Reuver (NL) und Gronningen (NL). Sollten bei uns einmal alle Lagerplätze belegt sein, arbeiten wir mit zuverlässigen Partnern zusammen, sowohl in Deutschland als auch im grenznahen EU-Bereich, und übernehmen die Verwaltung für Sie.

Datenschutz hat für uns oberste Priorität. Unsere Mitarbeiter werden kontinuierlich durch unseren zertifizierten firmeninternen Datenschutzbeauftragten geschult. 

Häufig hören wir von Kunden, dass sie Angst haben, Informationen könnten beim Digitalisierungsprozess verloren gehen. Diese Angst können wir Ihnen nehmen. Bei uns werden Ihre Dokumente ausschließlich händisch vorbereitet. Bei uns entfernen Mitarbeiter grundsätzlich alle Klammern, sie schneiden sie nicht ab. Befinden sich Klebezettel auf Ihren Unterlagen? Diese lösen wir von Hand und kleben sie auf die leere Rückseite. So geht keine Information verloren und Sie können sich sicher sein, dass der Zettel keine Information auf dem Hauptblatt verdeckt. Während des Scanvorganges treffen wir folgende Maßnahmen, um eine 1:1 Digitalisierung zu gewährleisten:

• Sichtkontrolle während des Scanvorgangs

• Qualitative und quantitative Image-, Vollständigkeits- und Doppelabzugskontrolle während des Scannens und Ausrichtens der digitalisierten Dokumente

• Nochmalige Sichtkontrolle bei der Indexierung der digitalisierten Dokumente

• Zusätzliche Stichprobenkontrolle durch die verantwortliche Projektleitung

• Stichprobenkontrolle durch den Auftraggeber bei der Übermittlung der digitalisierten Dokumente

Wir versprechen Ihnen, unsere Mitarbeiter denken mit, und zwar in Ihrem Sinne. Gerne verraten wir Ihnen mehr Details in einem individuellen Beratungsgespräch.

Sie nutzen die alten Unterlagen nicht mehr, müssen Sie aber aus verschiedensten Gründen aufbewahren? Wir bieten Ihnen gerne Scan on Demand an. Was ist das: Wir lagern Ihre Akten und Dokumente ein und wann immer Sie einen Vorgang benötigen, scannen wir ihn für Sie innerhalb eines mit Ihnen vereinbarten Zeitrahmens nach Ihren Vorgaben ein.

Ja, haben wir! Wir sind stolz, hier schon viele sehr spannende Projekte umgesetzt zu haben. Wir nutzen dazu verschiedene High End Buchscanner der Marke Microbox und sind geübt, auch gebundene Dokumente bis größer DIN A0 zu digitalisieren. Gerne setzen wir Ihre besonderen Anforderungen an Lagerung, Transport und Handling nach Ihren Vorgaben um.

Da handeln wir ganz nach Ihren Anforderungen. Wir können Ihnen von einer Rücklieferung nach Zurückheften der Unterlagen in die Akten bzw. Ordner oder Rücklegung als lose Blattsammlung bis zur zertifizierten Vernichtung oder langfristigen Lagerung alles bieten. Hier sollten Sie individuell nach Dokumententyp entscheiden. Bei historischen Dokumenten ist eine Rücklieferung im Originalzustand eine Selbstverständlichkeit, im Gegensatz dazu lohnt sich dieser Aufwand für z.B. Rechnungen vermutlich nicht. So empfehlen wir meist bei kaufmännischen Unterlagen oder Personalakten, diese im Anschluss zertifiziert zu vernichten, oder sie, wenn Sie vielleicht erst einmal eine Zeit mit den digitalen Dokumenten gearbeitet haben wollen, als lose Blattsammlung auf bestimmte Zeit einzulagern. Auch hier beraten wir Sie gerne individuell.

Die Sicherheit Ihrer Dokumente und Daten hat für uns oberste Priorität! Wir arbeiten ausschließlich mit festangestellten, eigenen Fahrern, die im Datenschutz geschult sind. Die Dokumente werden in abschließbaren, feuerfesten Boxen transportiert. Der Transport erfolgt auf direktem Wege und ohne Zwischenhalte und lange Standzeiten innerhalb eines Tages. Die Fahrzeuge bleiben nicht unbeaufsichtigt, in Ausnahmefällen wird immer einer der Mitarbeiter im Fahrzeug verbleiben. Das Archivgut verbleibt auf keinen Fall über Nacht außerhalb unseres gesicherten Gebäudes und wird bis zur Verarbeitung sicher bei uns eingelagert.

Wir scannen immer nach Ihren Anforderungen. Unser Standard ist der Farbscan, da er mehr Detailtiefe hat und auch bei alten Dokumenten z.B. verblasste Notizen besser abbildet. Zusätzlich ist der Wiedererkennungsgrad in Farbe höher, was nach unserer Erfahrung zu mehr Akzeptanz bei den Nutzern führt. Grundsätzlich bieten wir auch den Scan in schwarz-weiß oder Graustufen an. Sind Sie noch unsicher? Gerne vereinbaren wir einen Sichtungstermin mit Ihnen und schauen uns Ihre Dokumente gemeinsam an.

Gerne übernehmen wir Ihre Ordnerstruktur auch im Digitalisat oder passen Sie Ihren Vorgaben und Wünschen an. Auf Wunsch ordnen wir die digitalen Dokumente chronologisch angelegter Akten den von Ihnen vorgegebenen Dokumentenklassen zu. Dazu setzen wir uns gerne mit Ihnen in einem individuellen Beratungsgespräch zusammen. Sie werden vielleicht überrascht sein, wie viel schneller man im digitalen Dokument an die gesuchten Informationen kommt, Hyperlinks und Volltextsuche durch OCR-Erkennung unterstützen hier enorm.

Grundsätzlich: in dem Format, dass Sie benötigen. Natürlich gibt es Standards für die Archivierung spezieller Daten, die sich bewährt haben. Durch unsere Mitgliedschaft in der PDF Association sind wir hier immer auf dem neusten Stand. Wir stehen Ihnen gerne für eine Beratung zur Verfügung.

Auch die Verarbeitungsprozesse wie z.B. Entfernung von leeren Rückseiten, digitale Hintergrundsäuberung, digitales Ausrichten und Beschneiden, Volltexterkennung (OCR), etc. können individuell angepasst werden. Sie benötigen eine Importdatei für Ihr Dokumenten-Management-System? Kein Problem, auch das bieten wir Ihnen gerne an.

Wir bieten Ihnen einen umfangreichen Rund-um-Service an von A wie Abholung mit eigenen Fahrzeugen und Fahrern, Einpacken Ihrer Unterlagen mit Abgleich oder Erstellung von Übergabelisten, Aktenvorbereitung wie Entheften, Entklammern oder Glätten, Digitalisieren und Veredeln, Indexierung und Import der Daten in Ihr Dokumenten-Management-System, kurzfristige oder langfristige Archivierung von Dokumenten oder Daten bis Z wie zertifizierte Vor-Ort-Vernichtung der Papierunterlagen. In allen Belangen sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. So können Sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

So viel bzw. so wenig Sie wollen. Wenn gewünscht, bieten wir Ihnen einen Full Service rund um Ihre Dokumente an.

Grundsätzlich können wir jedes Dokument digitalisieren. Unsere Scanabteilung ist umfassend ausgestattet mit hochwertigen Scannern namhafter Hersteller.

Wir können mit unseren unterschiedlichen Einzugsscannern, Flachbettscannern und Buchscannern von der Postkarte bis zur Zeichnung im Format > DIN A0 jedes erdenkliche Format scannen. Mit unseren Buchscannern digitalisieren wir auch empfindliche historische Dokumente. Unser Personal wird kontinuierlich geschult und bringt größtenteils langjährige Erfahrung mit. Gerne sichten wir Ihre Dokumente.

DocuWare ist ein renommiertes Unternehmen, das Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen anbietet. Die Sicherheit Ihrer Daten hat dabei oberste Priorität. Die Plattform implementiert strenge Sicherheitsprotokolle, um die Datenintegrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit zu gewährleisten. Die DocuWare Cloud ist zudem ISO/IEC 27001-zertifiziert, was bedeutet, dass sie strenge Sicherheitsprotokolle einhält und kontinuierlich überprüft wird, um sicherzustellen, dass sie den Sicherheitsstandards entspricht. Wenn Sie weitere Details erfahren möchten, kontaktieren Sie gerne unseren Kollegen Alexander Peskes.

Die Cloud-Lösung von DocuWare bietet den Vorteil, dass Ihr Unternehmen keine eigenen Server oder Hardware anschaffen muss und von einer schnelleren Implementierung und Skalierbarkeit profitiert. Außerdem sind die Daten in der Cloud mehrfach gegen Ausfälle geschützt und können von jedem Ort aus abgerufen werden. Welche Variante die beste Wahl ist, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wir beraten Sie gerne, kontaktieren Sie gerne unseren Kollegen Alexander Peskes.

Die On-Premise-Lösung von DocuWare bietet Unternehmen mehr Kontrolle und Flexibilität bei der Verwaltung Ihrer Dokumente und Prozesse. Sie können Ihre Daten lokal auf eigenen Servern speichern. Die Absicherung der Daten liegt dann in Ihrer Eigenverantwortung. Ob On-Premise oder Cloud Lösung, sie haben immer die Möglichkeit, die Software nach Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen. Welche Variante die beste Wahl ist, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wir beraten Sie gerne, kontaktieren Sie gerne unseren Kollegen Alexander Peskes.

DocuWare bietet sowohl On-Premise- als auch Cloud-Lösungen an. Die On-Premise-Lösung bezieht sich auf die Bereitstellung von Software auf lokalen Servern, während Cloud-Lösungen auf Cloud-Computing-Technologie basieren und über das Internet bereitgestellt werden.

Gute Frage. Wie viele Dokumente wollen Sie verwalten? Wie viele Mitarbeiter sollen Zugriff haben? Von wie vielen Standorten sollen Ihre Mitarbeiter Zugriff haben? Wollen Sie lediglich Dokumente verwalteten oder ganze Workflows abbilden? Heute ist Home- Office in vielen Unternehmen gang und gäbe und somit wird der dezentrale Zugriff auf Daten immer wichtiger. Dokumenten-Management-Systeme können Sie dabei unterstützen. Wir sind autorisierter Partner der Firmen Docuware und Jobrouter und beraten Sie gerne individuell und zeigen Ihnen auf, dass die Software viel mehr kann, als nur Dokumente verwalten. Vielleicht wollen Sie mit einer kleinen Version einsteigen und diese je nach Bedarf erweitern? Mit der Docuware Cloud ist das mit überschaubarem Invest umsetzbar. Denn Akten sind teure Mieter, mit unserer digitalen Lösung sind keine physischen Archive mehr nötig. Wir beraten Sie gerne.

Wir freuen uns natürlich über große Aufträge mit hohen Stückzahlen, helfen Ihnen aber auch gerne z.B. beim Plotten einzelner Pläne oder Zeichnungen für Bestandskunden. Gerne stellen wir auch individuelle Auftragsdokumentationen für Sie zusammen. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!

Unsere Mitarbeiter sind motiviert und flexibel und gehen gerne für Sie die Extrameile. Unsere langjährigen Kunden können Ihnen bestätigen, kommt es darauf an, helfen wir Ihnen schnell und zuverlässig. 

Was Sie auch benötigen, fragen Sie uns: Wir drucken und scannen alle gängigen DIN Formate von A5 und kleiner bis hin zu A0; Plotten können wir bis 1067mm Breite und in Überlänge. Ob in S/W oder Farbe, wir erstellen gerne Ihre individuelle Dokumentation, auf Wunsch auch inklusive Lieferung zur Baustelle oder zum Kunden. Sie benötigen zusätzlich eine Veredelung, wie z.B. Volltexterkennung, sprechen sie uns gerne an, wir beraten Sie kostenlos und unverbindlich.