Bei dieser Form der Archivierung werden alle Akten einzeln registriert und in unserem sicheren Archiv abgelegt. Die Dateien können ganz einfach über unsere Virtual Archive software angefordert werden und werden dann digital oder physisch über Scan on Demand an Sie zurückgeliefert.
Arbeitsmethode Individuelle Lagerung
Eigenschaften
Sicherheit
- Ausweisgestützte Zugangskontrolle
- Kamera-Sicherheit
- Schutz vor Einbrüchen
- Protokoll des Empfangs
Umgebung
- Luftfeuchtigkeit zwischen 20 und 70%
- Durchschnittliche Temperatur 20 °C
- Direkte Übertragung an die Feuerwehr
Digitalisierung
- Scan on Demand
- Digital verfügbar innerhalb von 1,5 Stunden
- Archivverwaltung über das Virtual Archive
- Registrierung auf Dateiebene
- 100% Liefertreue
Intake (Registrierung) von Akten
| Intake niedrig | Intake mitte | Intake hoch | |
| Produktion von Barcode-Etiketten mit eindeutiger Novodoc-Nummer durch Novodoc | √ | √ | √ |
| Aufkleben der Novodoc Barcode-Etiketten auf die physischen Akten durch Novodoc | √ | √ | |
| Aufkleben der Novodoc Barcode-Etiketten auf die physischen Akten durch den Kunden | √ | ||
| Zuweisung einer eindeutigen Novodoc-Nummer zu den Metadaten der Dateien durch Novodoc | √ | √ | |
| Zuweisung einer eindeutigen Novodoc-Nummer zu den Metadaten der Dateien durch den Kunden | √ | ||
| Novodoc speichert die physischen Dateien im Archiv | √ | √ | √ |
| Verifizierung der von Novodoc gelieferten Dateien | √ | √ | √ |
| Bereitstellung eines Empfangsprotokolls durch Novodoc | √ | √ | √ |
| Die Akten haben vom Kunden einen Barcode mit einer eigenen Aktennummer erhalten. | √ | ||
| Der Kunde stellt eine digitale Referenzdatei zur Verfügung (Dateinummer verknüpft mit Registrierungsfeldern) *. | √ | ||
| Die Akten werden von Novodoc-Mitarbeitern mit einem Barcode-Scanner registriert. | √ | ||
| Dateien werden manuell von einem Novodoc-Mitarbeiter registriert **. | √ | ||
| Akten werden vom Kunden manuell registriert | √ |
* Wenn eine bestimmte Datei nicht in der Referenzdatei bekannt gemacht wurde, wird unser Mitarbeiter die Aufnahme manuell mit dem Satz "Intake hoch" durchführen.
** Der Satz basiert auf der manuellen Eingabe von zwei Datenfeldern pro Datei. Für jedes zusätzlich einzutragende Feld werden Kosten berechnet. Diese zusätzlichen Kosten fallen nur an, wenn wir diese Felder manuell ausfüllen müssen. Wenn wir die Daten aus einer Datenbank konvertieren können, so dass wir nur das erste Feld manuell ausfüllen müssen, entstehen für Sie keine zusätzlichen Kosten. Sie können bis zu sechs Datenfelder pro Datei registrieren.
Öffnungszeit
Unser Abholdienst ist von Montag bis Freitag von 8.30 bis 17.00 Uhr verfügbar, außer an Feiertagen. Wenn Sie Dateien auf physischem Wege anfordern, tun Sie dies bitte vor 15.00 Uhr, damit wir sie noch am selben Tag versenden können.
