Obwohl digitales Arbeiten im Bildungssektor mittlerweile weit verbreitet ist, gehen viele Bildungseinrichtungen bei der Datenarchivierung noch den „Papierweg“. Personalakten, Schülerakten, Noten, Zeugnisse oder Verwaltungsdokumente lagern in unzähligen Aktenordnern in Schulen, Universitäten oder Hochschulen. Die große Heterogenität der Daten und die Lagerung an verschiedenen Standorten stellt Bildungseinrichtungen vor großen Herausforderungen: Akten gehen verloren oder sind nur mit hohem Zeitaufwand zu beschaffen. Darüber hinaus müssen gesetzliche Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen und Transparenz berücksichtigt werden. In der Konsequenz verlieren viele Einrichtungen auch noch viel Platz für die Datenarchivierung.
Bildung
So profitieren Sie von eine Digitalisierung Ihrer Aktenbestände
- Nach der digitalen Archivierung können Sie ortsunabhängig auf dringend benötigte Akten zugreifen.
- Sie finden Akten schneller und sparen wertvolle Zeit.
- Sie werden automatisch an Aufbewahrungsfristen erinnert.
- Die Datenarchivierung erfolgt automatisch nach den aktuell geltenden Datenschutzbestimmungen.
- Der Papierverbrauch in Ihrer Bildungseinrichtung wird verringert.
- Sie können Dokumente gemeinsam und ortsunabhängig in der Cloud nutzen.
- Sie können die Rechteverwaltung selbst steuern.
- Alle Zugriffe werden sicher und zuverlässig dokumentiert.
- Alle Vorgaben der DSGVO werden eingehalten.
- Sie sparen Platz zum Aufbewahren Ihrer Aktenbestände.
Dokumente von Archive-IT digitalisieren lassen
Wir empfehlen Ihnen, alle Akten Ihrer Bildungseinrichtung zu digitalisieren. Mit Hilfe unserer Tools profitieren Sie dabei nicht nur von einer professionellen Archivierungslösung, sondern dank unseres ganzheitlichen Ansatzes nutzen Sie Ihre Daten innerhalb eines intelligenten Dokumentenmanagementsystems (DMS). Ein Berater von Archive-IT hilft Ihnen bei der Entscheidung, welcher Weg der Digitalisierung am besten zu Ihrer Situation passt. Wir haben viel Erfahrung im Bildungsbereich und konnten bereits vielen Bildungseinrichtungen auf dem Weg zur Digitalisierung weiterhelfen.
Physische Archivierung als zusätzliche Dienstleistung
Die physische Archivierung bietet eine Lösung für Dateien, die Sie selten oder nie benötigen. Das können z.B. Personalakten von Mitarbeitern sein, die mittlerweile nicht mehr bei Ihnen arbeiten, oder Schülerakten, die bereits vor vielen Jahren ihren Abschluss gemacht haben. Für diese Dokumente gelten feste Aufbewahrungsfristen. Dennoch brauchen Sie sie nicht mehr für Ihre tägliche Arbeit. Mit einer externen Archivierung bei Archive-IT sparen Sie dann wertvollen Platz in Ihrer Schule oder Ihrer Hochschule. Benötigen Sie dennoch Zugriff auf eine Papierakte, stellen wir Ihnen diese entweder über unseren Scanning-Service digital oder auf Papier innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung.
Zeitgemäße Aktenarchivierung und Dokumentenmanagementsystem für Bildungseinrichtungen – Jetzt mehr über Ihre Vorteile in einem unverbindlichen Beratungsgespräch erfahren. Nutzen Sie am besten unser Kontaktformular. Wir melden uns zeitnah bei Ihnen.
